Det er viktigere enn noensinne at du som informerer andre skriver så klart og tydelig som mulig. Mange av dere skriver tekster som inneholder nyttig informasjon for ansatte, elever og samarbeidspartnere. For å bli oppfattet rett må du skrive klarspråk.
Lurer du på hvordan du gjør det? Her kommer seks tips:
1) Hvem er leseren?
Du må vite hvem du skriver for. Har du det klart for deg, er det lettere å vite hvilke ord og formuleringer du skal velge.
I mange tilfeller skriver du for ulike grupper av mennesker, for eksempel både foreldre, elever og ansatte i andre offentlige virksomheter.
Det er en hovedregel:
Tilpass teksten din til den eller de av leserne som forstår minst.
Spørsmål du kan stille deg selv:
- Hva kan leseren om temaet fra før?
- Hva slags spørsmål pleier jeg å få når jeg sender fra meg en slik tekst?
- Hvorfor er det viktig at leseren forstår hva jeg skriver og ikke misforstår budskapet?
2) Struktur i teksten
God struktur er noe av det viktigste i en tekst. Ryddig tekst er enklere å lese og dermed enklere å forstå.
Grep du kan ta for å gjøre teksten ryddigere:
- Det viktigste først!
- Korte setninger
- Unngå unødvendige ord
- Korte avsnitt
- Gode mellomtitler
- Kulepunkter
Smart tips: Les teksten høyt, så hører du hvor den er tung og vanskelig.
Eksempel:
Iverksetting av minimaliseringstiltak ved X skole
Etter hjemsending av elevmassen har pedagogisk personell jobbet med digitaliserte løsninger for å oppnå optimal effekt av hjemmeundervisningen. De ansatte har redusert møteaktiviteten og rengjøringspersonalet har satt i gang rengjøringstiltak for å fjerne smitte fra eventuelle kontaminerte kontaktflater i skolebyggene. Erfaringsmessig kan viruset leve lenge på ulike overflater og vi gjør alt vi kan for å unngå videre spredning. Det er ikke vår vurdering at vi kan stoppe utbredelse av viruset, men det er av vital betydning for risikoutsatte i befolkningen at vi alle, holder tilbake smittehastigheten.
Etter å ha ryddet og skrevet om:
X skoles tiltak for å hindre smittespredning
Vi kan ikke stoppe virusepidemien alene, men vi har tatt flere grep. Slik kan vi bidra til å begrense smitte som kan være farlig for dem som er ekstra sårbare for sykdom.
Tiltakene er:
- Lærerne jobber for å få til gode løsninger på nettet for elevene som jobber med skolearbeidet hjemme.
- Ingen ansatte har fysiske møter hvis de kan unngå det.
- Renholderne har satt i gang ekstra vasking på skolen for å unngå smitte fra ulike overflater.
3) Befolk teksten
Passivkonstruksjoner gjør tekst vanskelig å lese. Fordi pronomenet (hvem som utfører handlingen i verbet) mangler bruker leseren mer tid på å skjønne hvem som gjør hva.
Hovedregel:
En passivkonstruksjon kjenner du ofte igjen ved at verbet slutter på -s.
Eksempel:
I situasjonen med hjemmekontor som følge av koronaepidemien vurderes det å gi ansatte mer mobildata.
Omskrevet tekst uten passiv:
Fylkeskommunen vurderer å gi mer mobildata til ansatte som har hjemmekontor på grunn av koronaepidemien.
4) Vær aktiv
Substantivering er en annen uvane mange har lagt seg til skriftlig. Dette gjør budskapet vanskeligere å forstå. Substantivering betyr rett og slett at et ord som kunne vært et verb er gjort om til substantiv.
Eksempel:
Iverksettingen av krisetiltak fører til utsetting av andre viktige oppgaver.
Etter å ha skrevet om:
Krisetiltakene vi har satt i verk fører til at vi må utsette andre viktige oppgaver.
5) Stopp fremmedord og svada
Forkortelser, ulike former for intern sjargong og fagspråk gjør tekst vanskelig å forstå for alle andre enn deg og dine kolleger.
Fremmedord og innholdstomme moteuttrykk kan også skape avstand mellom deg og leseren.
Eksempel:
Implementering av nye hjemmekontorrutiner gir oss et mulighetsrom i forhold til heving av digital kompetanse.
Skrevet om:
De nye rutinene å jobbe hjemmefra, betyr at ansatte kan lære seg mer om å jobbe digitalt.
6) Inkluder alle
Alle er ulike, også når det gjelder kunnskap og evne. Noen har utfordringer med å forstå tekst av ulike årsaker:
- Når norsk ikke er morsmålet ditt
- Når du har lese/skrivevansker
- Når du har utviklingshemming eller andre utfordringer i livet ditt som gjør at du har vanskeligere for å forstå tekst.
Skal du skrive for alle? Unngå ordtak og kulturelt betingede språklige bilder som kan være vanskelige å forstå.
Eksempler:
Å legge noe på is = Å utsette noe
Hold hodet kaldt = tenk deg grundig om
Å ha ti tommeltotter = å være klønete
Å hoppe etter Wirkola = å gjøre noe etter at en annen har gjort det samme veldig bra
Les mer om klarspråk på nettsiden klarsprak.no